Digitalsaigroup.com – Pemerintah Kota (Pemkot) Tasikmalaya resmi memusnahkan sebanyak 240 arsip tak aktif sebagai bagian dari upaya memperkuat kearsipan digital. Langkah ini bertujuan meningkatkan efektivitas pengelolaan dokumen, mempermudah akses informasi, dan memastikan transparansi administrasi pemerintah.

Kegiatan pemusnahan arsip tersebut berlangsung di Kantor Dinas Arsip dan Perpustakaan Kota Tasikmalaya, dengan pengawasan ketat untuk memastikan proses berjalan sesuai prosedur. Pemusnahan dilakukan terhadap dokumen yang sudah melewati masa retensi dan tidak lagi diperlukan secara hukum maupun administrasi.

Transformasi Kearsipan Digital

Kepala Dinas Arsip dan Perpustakaan Kota Tasikmalaya, [Nama Kepala Dinas], menegaskan bahwa pemusnahan arsip ini bukan sekadar membuang dokumen, tetapi bagian dari transformasi digital dalam sistem kearsipan kota.

“Kami ingin memastikan dokumen penting tersimpan secara aman dan mudah diakses melalui sistem digital. Arsip fisik yang sudah tidak aktif dapat mempersulit manajemen data, jadi pemusnahan ini sangat strategis,” ujarnya.

Digitalisasi arsip memungkinkan pegawai pemerintah dan masyarakat yang berhak untuk mengakses dokumen secara lebih cepat dan transparan. Selain itu, sistem digital juga mengurangi risiko kehilangan, kerusakan, atau penyalahgunaan arsip fisik.

Proses Pemusnahan Arsip

Sebanyak 240 arsip yang dimusnahkan terdiri dari dokumen administratif lama, laporan kegiatan, surat masuk dan keluar, serta dokumen pendukung lain yang sudah melewati masa retensi. Proses pemusnahan dilakukan dengan metode ramah lingkungan agar tidak menimbulkan dampak negatif bagi lingkungan sekitar.

Kepala Dinas Arsip menambahkan, pemusnahan arsip dilakukan secara bertahap dan tercatat dengan rapi agar tidak ada dokumen penting yang ikut terbuang. Semua arsip yang dimusnahkan telah melalui verifikasi berlapis dan persetujuan pejabat terkait, sehingga prosedur tetap aman dan transparan.

Manfaat Kearsipan Digital

Digitalisasi kearsipan membawa banyak manfaat, antara lain:

• Akses cepat dan mudah bagi pegawai maupun masyarakat yang membutuhkan dokumen tertentu.
• Efisiensi ruang dan biaya, karena arsip fisik yang menumpuk dapat dikurangi.
• Keamanan data terjamin dengan backup digital dan sistem proteksi dokumen.
• Transparansi administrasi, memudahkan pengawasan dan audit dokumen.

Wali Kota Tasikmalaya, [Nama Wali Kota], menyambut baik langkah ini dan menegaskan bahwa transformasi digital kearsipan adalah bagian dari modernisasi layanan publik.

“Dengan arsip digital, kita bisa memastikan dokumen penting tetap tersimpan dengan aman, mudah diakses, dan layanan publik menjadi lebih efisien,” ujarnya.

Pandangan Masyarakat dan Pegawai

Langkah pemusnahan arsip dan digitalisasi mendapat sambutan positif dari masyarakat dan pegawai. Banyak yang menilai ini akan mempercepat proses administrasi, terutama bagi warga yang membutuhkan dokumen resmi untuk keperluan hukum atau pelayanan publik.

Pegawai juga merasa terbantu karena tidak perlu lagi menelusuri arsip fisik yang menumpuk dan memakan banyak ruang. Dengan sistem digital, dokumen dapat dicari dan diakses dalam hitungan menit.

Pemusnahan 240 arsip tak aktif oleh Pemkot Tasikmalaya menandai langkah konkret menuju kearsipan digital yang lebih modern, efektif, dan transparan. Transformasi ini tidak hanya meningkatkan efisiensi administrasi pemerintah, tetapi juga memperkuat akuntabilitas dan layanan publik bagi masyarakat.

Dengan penerapan sistem digital yang lebih baik, Kota Tasikmalaya menunjukkan komitmen serius dalam mengelola informasi secara profesional dan ramah lingkungan, membuka era baru layanan publik yang cepat, aman, dan terpercaya.